*Por Ricardo Gottschalk, cofundador e vice-presidente na Conta Simples
Quem nunca ouviu um colaborador dizer “perdi os comprovantes da última viagem”? Situações como essa mostram que a gestão de despesas em viagens corporativas ainda é um dos maiores gargalos operacionais de muitas empresas — especialmente nas pequenas e médias. Processos manuais, falta de visibilidade e trocas intermináveis de e-mails dificultam a rotina dos times financeiros, mas essa realidade está mudando, e a tecnologia é o principal motor dessa transformação.
Gerenciar uma viagem não é uma missão fácil. Cobrar as notas fiscais, conferir informações, registrar cada gasto, coletar dados de pagamento e, por fim, realizar o reembolso são tarefas que consomem muito tempo das equipes financeiras. Isso quando não há imprevistos, como quando há a perda ou dano do comprovante. Também há quem sempre bate à porta do financeiro para cobrar seu reembolso.
Entretanto, com as ferramentas digitais certas, a situação é diferente. A tecnologia permite descentralizar os gastos sem perder o controle, promovendo uma nova mentalidade dentro das empresas: menos burocracia, mais confiança e mais foco no que realmente importa. Então, o que antes era um gargalo passa a ser uma vantagem competitiva.
Com plataformas de gestão de despesas, por exemplo, não é preciso esperar o fim do mês para fechar a conta, já que os gastos são registrados em tempo real. Todos ficam disponíveis em um painel de controle, com filtros por equipe, colaborador, centro de custo e categoria. Além disso, o time financeiro pode definir os limites de cada cartão corporativo, bloquear ou ajustar quando necessário, sempre conforme o orçamento da empresa.
Cartões corporativos: mais controle e menos burocracia
Os cartões corporativos têm se mostrado ferramentas essenciais para trazer mais eficiência às viagens a trabalho. Ao centralizar todos os gastos em um único meio de pagamento, as empresas ganham mais controle, visibilidade e previsibilidade sobre despesas como passagens, hospedagem, alimentação e transporte. Além de evitarem o uso de recursos pessoais por parte dos colaboradores, esses cartões eliminam burocracias comuns no processo de reembolso e permitem o acompanhamento em tempo real das movimentações financeiras. Para os times financeiros, isso significa menos retrabalho, mais segurança e uma base de dados rica para análises e planejamento.
Outro benefício relevante é a possibilidade de personalização dos cartões, com limites definidos por colaborador, período ou tipo de despesa, o que ajuda a manter as viagens dentro da política da empresa. Integrados a plataformas de gestão, os cartões corporativos também facilitam a conciliação e reduzem a dependência de processos manuais — como planilhas e anexos físicos — tornando a experiência mais fluida tanto para quem viaja quanto para quem gerencia os custos. Em um cenário cada vez mais orientado à eficiência e à inteligência financeira, apostar nesse tipo de solução estratégica que se soma à comodidade.
Mercado brasileiro
Principalmente por conta do crescimento do segmento de viagens corporativas, a expectativa é que mais organizações brasileiras olhem para a importância de uma gestão mais transparente, segura e automatizada. O LVC (Levantamento de Viagens Corporativas), realizado pela FecomercioSP em colaboração com Alagev (Associação Latino Americana de Gestão de Eventos e Viagens Corporativas), aponta que o setor movimentou R$ 131 bilhões em 2024. Em 2025, esse número deve subir para R$ 135 bilhões.
A performance do segmento de turismo também ressalta a mesma tendência. Conhecido por sua dinâmica intensa e necessidade constante de controle financeiro rigoroso, muitas companhias melhoraram os seus processos ao incorporar novas tecnologias, que não apenas simplificaram transações diversas e complexas, mas potencializaram os seus negócios.
A Copastur Viagens e Turismo é um exemplo disso. A empresa, que atua há mais de 50 anos no mercado, evoluiu o seu controle de gastos ao inserir tecnologia para gerir suas despesas. A inovação permitiu que a companhia organizasse e tivesse mais visibilidade sobre seus cartões corporativos, acompanhando as operações realizadas por centenas de colaboradores em tempo real. O resultado foi uma redução de quase 70% no tempo dedicado a várias atividades financeiras.
Casos como esse provam que os reembolsos não precisam ser um fardo. Com ferramentas tecnológicas adequadas e processos bem definidos, é possível transformar a experiência de viagens corporativas em algo leve, produtivo e financeiramente saudável. E quem sai na frente nessa transformação ganha tempo, reduz desperdícios e fortalece a cultura de responsabilidade financeira. Não há como continuar guardando recibos ou preenchendo planilhas na era digital.
O post Descomplicando os reembolsos: a transformação digital na gestão de gastos corporativos apareceu primeiro em Startups.