*Por Taeli Klaumann, CFO na Conta Simples
O ano já começou e com ele vêm os aprendizados de 2024. Um dos mais importantes e perceptíveis é que a gestão do negócio próxima e contínua é indispensável. Então fica a dúvida: se todos sabemos dessa importância, por que esse processo ainda é um desafio tão grande, especialmente para micro, pequenas e médias empresas?
Na própria Conta Simples sempre debatíamos o tema internamente e tentávamos encontrar justificativas. Por isso, decidimos investigar o que está por trás dessa enorme dificuldade das organizações indo a campo e lidando com seus números. E, para nossa surpresa, a resposta é simples e clara.
Entrevistamos mais de 1.500 sócios, fundadores e decisores financeiros de empresas brasileiras de diferentes portes para o “Panorama da Gestão de Despesas Corporativas no Brasil – edição 2025”, um estudo que fizemos em parceria com a Visa. A pesquisa mostra que 39% das MPMEs no país (cerca de 7,5 milhões delas) ainda usam recursos manuais, como cadernos, para gerenciar seus gastos. Além disso, as microempresas (45%) são as que mais se valem de soluções inadequadas, seguidas pelas pequenas (36%) e as médias (28%).
E “inadequadas” significam, basicamente, informações que podem não estar atualizadas e precisas, ou seja, a iminência de problemas. A perda de tempo, a maior probabilidade da ocorrência de erros humanos e até a dificuldade para acessar crédito são custos que acabam colocando uma pedra no crescimento das empresas a longo prazo.
Como CFO, tenho total consciência do quanto quem está em uma posição de liderança em um negócio não quer utilizar métodos que tragam mais dores de cabeças do que vantagens – que é a realidade mostrada no estudo. Ou seja, a razão por trás da dificuldade está na maneira de olhar para a situação, algo muito tradicional e enraizado.
A solução, portanto, passa por uma mudança de mentalidade: entender que a gestão de despesas não é um detalhe burocrático, mas sim um pilar do crescimento sustentável.
Imagine se esse processo deixar de ser um desafio operacional e se tornar um verdadeiro diferencial competitivo. Pense bem: se, em vez de perder dias com planilhas desatualizadas, correndo atrás de notas fiscais, assinaturas e limites apertados no cartão, você consiga focar em decisões estratégicas que realmente contribuem para a sua empresa crescer.
Construindo uma gestão de despesas eficiente
Ninguém nasce sabendo fazer uma boa gestão de despesas. Para fazer isso, é preciso entender as demandas do próprio negócio e do mercado atual; no caso, uma realidade em que a inovação e a tecnologia estão revolucionando todos os setores.
Antes de entrar nesse mérito, preciso fazer uma observação. Muitas empresas já utilizam algum tipo de automação em seus processos de gestão financeira, mas ainda estão longe de alcançar a eficiência desejada. E o que é mais preocupante: ao manter profissionais – muitas vezes, altamente qualificados – presos em tarefas mecânicas, como fechamento de contas e conferência manual de pagamentos, elas estão, na verdade, restringindo seu próprio crescimento e ocasionando um prejuízo, por vezes, oculto. Essa decisão é ruim para a empresa e para os colaboradores que querem continuar se desenvolvendo.
Ressalto: mudar a mentalidade sobre o tema é uma necessidade urgente.
Se usada para ajudar o time financeiro a otimizar operações e tomar decisões mais certeiras, a tecnologia oferece alternativas muito eficientes, permitindo uma administração mais ágil, controlada, segura e assertiva. É a diferença entre reagir a problemas e antecipá-los com ações práticas.
Hoje, há ferramentas especializadas que fazem a área financeira funcionar como uma máquina bem lubrificada, automatizando processos, centralizando dados e oferecendo relatórios claros e precisos. Soluções como ERPs (Enterprise Resource Planning) e softwares de gestão, por exemplo, podem automatizar e integrar toda uma empresa em tempo real.
Isso não só faz as engrenagens dessa máquina girarem com fluidez, mas também proporciona insights profundos e imediatos sobre a saúde financeira da organização. Assim, é possível tomar decisões mais rápidas, precisas e estratégicas, visando reduzir custos administrativos e maximizar o ROI (Retorno Sobre o Investimento).
Duas pesquisas ressaltam essas vantagens: a Harvard Business Review revela que 72% das empresas com uma cultura data-driven afirmam que melhoraram a sua tomada de decisões; e a McKInsey & Company aponta que as companhias que usam dados de forma mais intensiva alcançam uma expansão até 25% maior que a média do mercado.
A verdade é que, além de poupar tempo e dinheiro, a tecnologia libera as equipes financeiras para fazer o que realmente importa: apoiar o crescimento e tornar a empresa mais competitiva. Esse investimento não é um custo adicional, mas um passo estratégico para o negócio.
O post É hora de dizer adeus aos custos ocultos e tirar a gestão de despesas do papel apareceu primeiro em Startups.