Redesenhar a operação com inteligência artificial para criar um novo modelo de contabilidade para empresas de tecnologia foi uma decisão estratégica que levou a Syhus a crescer a receita em 25% e ampliar a margem EBITDA em 10 pontos percentuais em 2025 sem a necessidade de expandir a equipe. A transformação, que combina infraestrutura de dados, capacidades de IA e mudança cultural, prepara a companhia para liberar espaço dos profissionais das tarefas repetitivas e operacionais para que possam dedicar mais tempo ao relacionamento e à geração de valor aos clientes.
Fundada em 2013 por Cristiano Freitas, a Syhus é uma empresa brasileira de contabilidade e tecnologia especializada no atendimento a startups, empresas com modelo de negócio SaaS, marketplaces, fintechs e empresas digitais. Atualmente, conta com uma carteira de cerca de 500 clientes e já atendeu unicórnios brasileiros como Hotmart, Neon, Creditas, Loggi, Conta Simples e Méliuz.
A experiência contábil, empreendedora e de mercado de Cristiano somou-se aos 20 anos de carreira em tecnologia, dados e negócios de Elinton Varalda, que assumiu como CTO, CRO e sócio da Syhus para acelerar uma transformação que já fazia parte da evolução da empresa. Essa sinergia permitiu que a inteligência artificial ocupasse um papel ainda mais central na estratégia da companhia.
A tese da Syhus é retirar progressivamente das pessoas aquilo que pode ser processado pela tecnologia. Quanto mais atividades repetitivas forem assumidas por automações e agentes, maior será a capacidade dos profissionais de atuar onde contexto, julgamento, relacionamento e decisão fazem diferença.
O ponto de partida não foi a escolha de uma ferramenta específica. Antes de desenvolver agentes, a Syhus criou uma plataforma própria para centralizar e estruturar dados provenientes dos diferentes sistemas utilizados pela operação, tornando-se a fundação do novo modelo operacional. A arquitetura reúne informações sobre o perfil e a jornada de cada cliente, integra contatos realizados por WhatsApp, e-mail e portal e simplifica o envio de documentos. Essa base, organizada com critérios de qualidade, governança e controle de acesso, trouxe contexto à tecnologia e passou a sustentar o desenvolvimento das automações e dos agentes de IA, permitindo a criação de experiências personalizadas para os clientes.
Mas a infraestrutura tecnológica é apenas uma parte da fórmula de sucesso. O verdadeiro valor veio da capacitação dos profissionais contábeis da companhia, que dominavam os processos da área, para identificar gargalos, avaliar oportunidades de aplicação da IA e desenvolver soluções em conjunto com o time de tecnologia.
AI Product Owners: tecnologia construída por quem conhece o problema
O programa interno de formação, chamado de Product Owners AI, já capacitou 15 dos mais de 80 profissionais da Syhus e segue em evolução. O grande diferencial é que são os próprios especialistas da área de negócios, profundos conhecedores dos processos e gargalos, que são capacitados na tecnologia. Ao longo de três dias, cada participante escolhe uma dificuldade de sua rotina, mapeia todas as etapas do processo e identifica o principal gargalo, onde se concentram perda de tempo, retrabalho, riscos ou limitação de capacidade. Somente depois desse diagnóstico começa o desenvolvimento da prova de conceito, que deve apresentar a solução proposta e o retorno esperado para a operação ou a geração de valor para os clientes.
Foi assim que Natalia Marques, head de operações da Syhus, identificou uma oportunidade no processo de conferência de notas fiscais. A atividade exigia que profissionais comparassem manualmente milhares de documentos registrados em dois sistemas diferentes, com o apoio de planilhas. O agente desenvolvido para automatizar a verificação liberou 660 horas mensais de trabalho da equipe. Agora, apenas uma pessoa revisa a planilha final e aprova a entrega da IA, o que permite que a empresa cresça sem a necessidade de aumentar sua estrutura na mesma proporção.
A consultora contábil e financeira Rosângela Reis aplicou o mesmo método para criar um hub de inteligência tributária. O primeiro caso de uso é a análise do CNAE e do regime tributário da empresa, processo que consumia seis horas por projeto do escritório e representava um risco operacional em caso de erro. A automatização da etapa de coleta reduziu o tempo dessa atividade para apenas duas horas e meia, uma queda de 58%. A revisão e a entrega permanecem sob responsabilidade do consultor, mas o ganho de capacidade permite que a área transforme sua atuação antes reativa em um serviço proativo. Além disso, o consultor pode usar esse tempo adicional para análise, identificação de riscos e recomendações ao cliente.
Eficiência que chega ao cliente
A transformação da operação já aparece na relação da Syhus com seus clientes. A plataforma desenvolvida pela companhia segmenta a carteira de acordo com critérios como porte, faturamento e número de funcionários, permitindo que a jornada de atendimento acompanhe as necessidades de negócios em diferentes estágios de crescimento. “O objetivo não é digitalizar uma experiência contábil padronizada, mas usar tecnologia e dados para entregar jornadas diferentes para clientes com necessidades diferentes”, afirma Elinton.
A empresa também centralizou os contatos realizados por WhatsApp, e-mail e portal e flexibilizou o envio de extratos, notas fiscais e outros documentos. Em vez de obrigar o cliente a utilizar um canal específico, a Syhus permite que ele escolha a alternativa mais conveniente. As informações são reunidas na plataforma, reduzindo atritos e ajudando a equipe a responder às demandas com maior rapidez e contexto.
A próxima camada, ainda em desenvolvimento, utilizará os dados organizados para entregar informações adequadas aos interesses de cada decisor. Enquanto o fundador de uma startup normalmente quer saber se a empresa teve lucro, prejuízo ou disponibilidade de caixa, o gestor financeiro precisa acessar demonstrações e análises mais detalhadas.
Atualmente a Syhus conta com 17 RPAs desenvolvidos e 14 agentes de IA. Enquanto os RPAs reproduzem ações predefinidas e automatizam atividades, os agentes interpretam o contexto e trabalham com dados e padrões para produzir respostas adequadas a cada situação. Três deles estão integrados à plataforma da empresa e outros 11 operam no ambiente de inteligência artificial, apoiando processos como triagem de atendimentos, categorização de documentos, revisão de balancetes, análise de guias e monitoramento de notas fiscais.
Reforma Tributária
Essa infraestrutura se torna ainda mais importante conforme a complexidade regulatória aumenta, e a Reforma Tributária é um dos maiores exemplos disso. A Syhus mantém uma frente dedicada a estudar as mudanças e preparar seus clientes para as novas exigências. Elinton alerta que as empresas precisarão acompanhar com maior precisão as operações de seus fornecedores e o recolhimento de tributos, já que eventuais inconsistências podem afetar o aproveitamento de créditos ao longo da cadeia. A proposta é utilizar os dados estruturados e os agentes para apoiar essas análises, identificar riscos e transformar a complexidade das novas regras em informações aplicáveis aos negócios.
A transformação da Syhus tem como foco usar os agentes de IA para assumir o processamento das informações, enquanto os profissionais podem se dedicar à interpretação dos dados e à tomada de decisões que gerem valor para os clientes. “As empresas vão depender de gente sempre. O que precisamos olhar é onde a pessoa pode alocar seu tempo da melhor maneira e onde o agente pode fazer o mesmo”, conclui Elinton.
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